In veel organisaties hoor je het regelmatig:
“Moet dit in Teams, SharePoint of OneDrive?”
Het klinkt als een simpele vraag, maar achter die vraag zit vaak verwarring. Want hoewel het drie verschillende namen zijn, maken ze in de praktijk allemaal onderdeel uit van één en hetzelfde “huis”.
De sleutel tot begrijpen? Zie het als drie deuren die leiden naar verschillende manieren van werken — niet naar compleet aparte werelden.
Waarom het vaak misgaat
Veel mensen denken dat ze moeten kiezen tussen drie losse opslagplekken. Maar juist dát idee zorgt voor chaos.
Bestanden raken verspreid, versies worden dubbel opgeslagen en collega’s weten niet waar ze moeten zoeken. Dit probleem ontstaat niet door de technologie, maar door hoe we die technologie gebruiken.
De oplossing begint dus niet bij de tool — maar bij het begrijpen van de rol van elke “deur”.
OneDrive: jouw persoonlijke werkplek
OneDrive kun je zien als je eigen bureau.
Hier werk je aan:
- concepten
- kladversies
- persoonlijke bestanden
Het is de plek waar je nog niet klaar bent om iets te delen met anderen. Of zoals je het simpel kunt noemen: “van mij”.
Gebruik OneDrive dus als je:
- iets aan het uitwerken bent
- nog controle wilt houden over de inhoud
- in je eentje werkt
SharePoint: het gezamenlijke geheugen
Waar OneDrive persoonlijk is, is SharePoint juist van het team of de organisatie.
Hier horen:
- projectdocumenten
- procesbeschrijvingen
- definitieve bestanden
Dit is het echte archief. De plek waar je met zekerheid weet: hier staat de versie die klopt.
Oftewel: “van ons”.
Als iets belangrijk is voor meerdere mensen of voor de lange termijn, dan hoort het in SharePoint.
Teams: samenwerken zonder nadenken over opslag
Teams voelt voor veel mensen als een opslagplek, maar dat is het eigenlijk niet.
Teams is de plek waar je samenwerkt:
- chats
- vergaderingen
- samen documenten bewerken
De bestanden die je in Teams ziet? Die staan gewoon in SharePoint.
Teams is dus meer de ingang naar samenwerking, terwijl SharePoint de opslag erachter is.
De echte vraag: “van mij of van ons?”
De grootste denkfout is de vraag:
“Waar moet ik dit opslaan?”
Is dit van mij of van ons?
- Van mij→ OneDrive
- Van ons→ SharePoint (via Teams als je samenwerkt)
Zodra je die keuze helder hebt, volgt de juiste plek vanzelf.
Wat dit betekent voor Copilot en slimmer werken
Interessant genoeg speelt dit ook een grote rol in hoe goed tools zoals Copilot werken.
Wanneer je bestanden:
- op de juiste plek staan
- logisch zijn georganiseerd
- duidelijk eigenaarschap hebben
… dan wordt het veel makkelijker om:
- informatie terug te vinden
- context te begrijpen
- slimme automatisering toe te passen
Of anders gezegd:
de technologie is niet het probleem — de gewoontes maken het verschil.
Tot slot
Zie SharePoint, Teams en OneDrive niet als drie losse systemen, maar als onderdelen van één geheel.
Drie deuren. Eén huis.
En zodra iedereen begrijpt welke deur waarvoor is, wordt samenwerken ineens een stuk eenvoudiger.
CHG Telecom & AI — AI moet je werk ondersteunen, niet je scherm overnemen.
Sluiten